Praca zdalna na stałe weszła do polskiego porządku prawnego i dziś nie jest już rozwiązaniem tymczasowym ani wyjątkiem kojarzonym wyłącznie z okresem pandemii. Obecnie reguluje ją Kodeks pracy, a przepisy dość dokładnie określają, kiedy można wykonywać obowiązki poza biurem, jakie prawa ma pracownik oraz jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy.
Dla wielu osób praca zdalna oznacza większą elastyczność i wygodę. Z punktu widzenia przepisów nie chodzi jednak tylko o możliwość pracy z domu. Kluczowe znaczenie ma to, że miejsce wykonywania pracy musi być uzgodnione między pracownikiem a pracodawcą, a sama organizacja pracy zdalnej powinna być oparta na jasnych zasadach.
Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy
Praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków całkowicie albo częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Najczęściej będzie to dom pracownika, ale nie musi. Może to być również inne miejsce, o ile obie strony się na to zgodzą i pozwala ono na bezpieczne oraz zgodne z przepisami wykonywanie pracy.
To bardzo ważne rozróżnienie. Jeżeli miejsce wykonywania pracy zostałoby jednostronnie narzucone przez pracodawcę, nie mówimy już o klasycznej pracy zdalnej w rozumieniu kodeksowym. Istotą tego rozwiązania jest porozumienie stron.
Praca zdalna może mieć charakter pełny, gdy pracownik wykonuje obowiązki wyłącznie poza biurem, albo częściowy, czyli hybrydowy. W praktyce oznacza to na przykład trzy dni pracy stacjonarnej i dwa dni pracy z domu.
Jak ustala się pracę zdalną
Praca zdalna może zostać uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę. Może też zostać ustalona później, w trakcie zatrudnienia. Wtedy inicjatywa może wyjść zarówno od pracownika, jak i od pracodawcy.
Jeżeli zmiana następuje w trakcie trwania zatrudnienia, pracownik może złożyć wniosek papierowo albo elektronicznie. Podobnie pracodawca może zaproponować taką formę wykonywania pracy. Najważniejsze jest to, aby strony jasno ustaliły, że praca będzie wykonywana zdalnie, czy będzie to model pełny czy częściowy oraz gdzie dokładnie pracownik będzie wykonywał obowiązki.
W praktyce takie ustalenie powinno być konkretne. Im mniej niedomówień na początku, tym mniej problemów później, zwłaszcza przy kwestiach związanych z rozliczaniem kosztów, dostępnością pracownika czy kontrolą wykonywania obowiązków.
Kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną
Kodeks pracy przewiduje również sytuacje, w których pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej. Nie dotyczy to jednak każdej sytuacji i nie jest to uprawnienie nieograniczone.
Takie polecenie jest możliwe przede wszystkim w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu. Drugą grupą przypadków są sytuacje, gdy z powodu siły wyższej pracodawca czasowo nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu jej wykonywania.
Sama decyzja pracodawcy nie wystarcza. Pracownik musi wcześniej złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Bez tego polecenie pracy zdalnej nie powinno zostać wydane.
Warto też pamiętać, że takie polecenie może zostać cofnięte. Jeśli warunki po stronie pracownika ulegną zmianie i praca zdalna przestanie być możliwa, pracodawca powinien niezwłocznie cofnąć polecenie.
Wniosek pracownika o pracę zdalną
Niektóre grupy pracowników są szczególnie chronione. W ich przypadku pracodawca co do zasady powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną.
Dotyczy to między innymi pracownic w ciąży, rodziców wychowujących dziecko do ukończenia 4. roku życia, rodziców dzieci z określonymi orzeczeniami lub zaświadczeniami oraz pracowników sprawujących opiekę nad osobą z niepełnosprawnością pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym albo będącą członkiem rodziny.
Odmowa jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy albo rodzaj obowiązków wykonywanych przez daną osobę. Taka odmowa musi zostać uzasadniona na piśmie w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.
Gdzie powinny być opisane zasady pracy zdalnej
Praca zdalna nie powinna opierać się wyłącznie na ustnych ustaleniach. Zasady jej wykonywania powinny zostać określone w porozumieniu zawartym z organizacją związkową albo w regulaminie, jeśli związków zawodowych nie ma lub nie udało się zawrzeć porozumienia.
Jeżeli w firmie nie obowiązuje ani porozumienie, ani regulamin, zasady pracy zdalnej trzeba ustalić indywidualnie z pracownikiem. Ma to szczególne znaczenie w przypadku kwestii organizacyjnych i finansowych.
Takie zasady powinny obejmować między innymi grupy pracowników objętych pracą zdalną, sposób porozumiewania się stron, zasady potwierdzania obecności, sposób kontroli wykonywania pracy, zasady kontroli BHP, ochronę danych oraz sposób zapewniania sprzętu, serwisu i wsparcia technicznego.
Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
Wprowadzenie pracy zdalnej oznacza dla pracodawcy konkretne obowiązki. Nie wystarczy samo wyrażenie zgody na pracę z domu. Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków, w tym urządzenia techniczne.
Po stronie pracodawcy leży też zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji oraz aktualizacji sprzętu albo pokrycie kosztów z tym związanych. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Może również pojawić się obowiązek pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną, jeżeli zostały one przewidziane w regulaminie, porozumieniu albo indywidualnych ustaleniach.
Zamiast zwrotu konkretnych wydatków możliwe jest wypłacanie ekwiwalentu albo ryczałtu. Co ważne, takie świadczenia co do zasady nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu przepisów podatkowych i nie podlegają oskładkowaniu.
Pracodawca powinien również zapewnić pracownikowi szkolenia oraz pomoc techniczną niezbędną do wykonywania pracy zdalnej.
Ochrona danych i kontrola pracy zdalnej
Praca poza biurem nie zwalnia ani pracownika, ani pracodawcy z obowiązku dbania o bezpieczeństwo informacji. Dlatego pracodawca powinien przygotować procedury ochrony danych osobowych i, w razie potrzeby, przeprowadzić instruktaż lub szkolenie.
Pracownik potwierdza zapoznanie się z tymi zasadami, a następnie powinien ich przestrzegać podczas wykonywania pracy zdalnej.
Kodeks pracy pozwala również na kontrolę pracy zdalnej. Taka kontrola może dotyczyć samego wykonywania obowiązków, przestrzegania zasad BHP oraz ochrony danych. Powinna być przeprowadzana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika i po wcześniejszym uzgodnieniu, tak aby nie naruszać prywatności pracownika oraz jego domowników.
To oznacza, że kontrola jest dopuszczalna, ale nie może być prowadzona w sposób dowolny ani nadmiernie ingerujący w życie prywatne.
BHP przy pracy zdalnej
Praca zdalna nadal musi odbywać się w bezpiecznych i higienicznych warunkach. Oczywiście w praktyce część obowiązków związanych z organizacją stanowiska pracy przechodzi na pracownika, bo to on wykonuje obowiązki poza zakładem pracy.
Pracodawca powinien przygotować ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. Pracownik z kolei składa oświadczenie, że zapoznał się z zasadami BHP i że miejsce wykonywania pracy zdalnej zapewnia bezpieczne warunki.
Nie każda praca może być wykonywana zdalnie. Kodeks wyklucza między innymi prace szczególnie niebezpieczne, takie, które powodują przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych, a także prace z określonymi substancjami chemicznymi, biologicznymi czy radioaktywnymi.
Jeżeli dojdzie do wypadku przy pracy zdalnej, przepisy o wypadkach przy pracy nadal mają zastosowanie. Oględziny miejsca wypadku powinny być jednak przeprowadzone w terminie uzgodnionym z pracownikiem albo domownikiem.
Zaprzestanie pracy zdalnej
Praca zdalna nie musi obowiązywać bezterminowo. Każda ze stron może wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie jej wykonywania i powrót do poprzednich warunków pracy.
Strony powinny ustalić termin takiego powrotu. Nie może on być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli nie dojdzie do porozumienia, powrót następuje po upływie 30 dni.
Są jednak wyjątki. W przypadku pracowników, których wniosek o pracę zdalną był dla pracodawcy wiążący, powrót do pracy stacjonarnej nie może zostać wprowadzony całkowicie dowolnie. Pracodawca musi mieć ku temu uzasadnione podstawy związane z organizacją pracy albo rodzajem obowiązków.
Okazjonalna praca zdalna
Obok standardowej pracy zdalnej przepisy przewidują także okazjonalną pracę zdalną. To rozwiązanie stworzone z myślą o sytuacjach incydentalnych, gdy pracownik chce wykonać obowiązki z domu tylko od czasu do czasu.
Wymiar takiej pracy wynosi maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Co ważne, inicjatywa w tym przypadku należy wyłącznie do pracownika. To on składa wniosek, papierowo albo elektronicznie.
Okazjonalna praca zdalna jest prostsza od tej regularnej. Nie trzeba dla niej wprowadzać pełnego regulaminu, nie ma obowiązku pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej ani zapewniania materiałów i narzędzi. Nadal jednak pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy, jeśli zasady takiej kontroli zostały wcześniej uzgodnione.
W praktyce to dobre rozwiązanie dla osób, które chcą elastycznie skorzystać z pracy z domu kilka razy w roku, bez budowania pełnego modelu zdalnego.
Co z tego wynika w praktyce
Praca zdalna w polskim prawie nie jest już luźnym benefitem opartym na dobrej woli pracodawcy. To dokładnie uregulowana instytucja, która daje pracownikom określone prawa, ale też nakłada na obie strony konkretne obowiązki.
Najważniejsze jest to, że praca zdalna wymaga jasnych ustaleń. Nie powinna funkcjonować na zasadzie domysłów, nieformalnych wiadomości czy ustnych obietnic. Trzeba ustalić miejsce pracy, zasady komunikacji, reguły kontroli, kwestie kosztów oraz obowiązki związane z bezpieczeństwem informacji i BHP.
Dobrze zorganizowana praca zdalna może być korzystna zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Ale tylko wtedy, gdy jest wdrożona świadomie i zgodnie z przepisami.
